Zásady ochrany osobních údajů

Při provozu aplikace IFM24 (dále také jen „aplikace“) a webu ifm24.cz dbáme na ochranu Vašich osobních údajů v souladu s nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 — obecné nařízení o ochraně osobních údajů (dále jen „GDPR“) a souvisejícími předpisy.

Tyto zásady popisují, jaké osobní údaje shromažďujeme, k jakým účelům, na jakém právním základě, jak dlouho je uchováváme, komu je předáváme a jaká máte v souvislosti s jejich zpracováním práva.

1. Správce osobních údajů

Správcem osobních údajů je společnost:

Parkers s.r.o.
se sídlem v Praze, Česká republika
IČO: 26953544, DIČ: CZ26953544
zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Městským soudem v Praze
kontaktní e-mail: support@ifm24.cz

Společnost Parkers s.r.o. nejmenovala pověřence pro ochranu osobních údajů, neboť ji k tomu zákon nezavazuje. Veškeré dotazy ohledně zpracování osobních údajů směřujte na výše uvedený kontaktní e-mail; odpovědnost za ochranu osobních údajů nese jednatel společnosti.

2. Rozsah zpracovávaných údajů

V rámci provozu aplikace zpracováváme zejména tyto kategorie osobních údajů:

• Identifikační a kontaktní údaje uživatele — jméno a příjmení, e-mailová adresa, případně telefonní číslo, profilová fotografie z přihlášení přes Google/Apple.
• Údaje o organizaci — název SVJ / bytového družstva / správce, IČO, sídlo, bankovní spojení pro vystavování faktur a předpisů.
• Údaje o vlastnících a uživatelích bytů — jméno, adresa, podíly, evidované platby, předpisy, vyúčtování. Tyto údaje vkládá uživatel aplikace nebo jsou importovány z veřejného Katastru nemovitostí.
• Platební údaje — jméno, fakturační adresa a údaje o platební kartě nebo bankovním účtu zadané při placení (zpracovává společnost Stripe — viz článek 4).
• Provozní a technické údaje — IP adresa, identifikátor relace, typ prohlížeče, časy přístupu, log činnosti v aplikaci.

3. Účely a právní základy zpracování

Vaše osobní údaje zpracováváme pro tyto účely:

• Plnění smlouvy (čl. 6 odst. 1 písm. b GDPR) — poskytnutí přístupu k aplikaci, vystavení faktur, podpora zákazníků, evidence vlastníků a předpisů.
• Plnění právních povinností (čl. 6 odst. 1 písm. c GDPR) — vedení účetnictví, archivace daňových dokladů, povinnosti vyplývající z AML a daňových předpisů.
• Oprávněný zájem správce (čl. 6 odst. 1 písm. f GDPR) — zabezpečení aplikace, prevence zneužití, vymáhání pohledávek, anonymizovaná analytika provozu.
• Souhlas (čl. 6 odst. 1 písm. a GDPR) — zasílání marketingových sdělení, využití nezbytně nepotřebných (analytických a marketingových) cookies na webu ifm24.cz. Souhlas můžete kdykoliv odvolat bez vlivu na zákonnost dosavadního zpracování.

4. Platby a zpracovatel Stripe

Platby v rámci aplikace zpracovává společnost Stripe Payments Europe, Ltd. (sídlem 1 Grand Canal Street Lower, Grand Canal Dock, Dublin, Irsko) jako zpracovatel osobních údajů.

Při platbě jsou společnosti Stripe předávány údaje nezbytné k provedení transakce — zejména jméno, e-mail, fakturační adresa a údaje o platební kartě. Platba probíhá v zabezpečeném prostředí Stripe; údaje o platební kartě nikdy nevidíme ani neukládáme na našich serverech.

Více informací o tom, jak Stripe nakládá s osobními údaji, naleznete v zásadách ochrany osobních údajů Stripe.

Konkrétně využíváme Stripe pro zpracování poplatku 100 Kč za jeden import dat z Katastru nemovitostí (předvyplnění dat z katastru), případně pro pravidelné platby předplatného aplikace IFM24. Tento poplatek je v plné výši přefakturován jako úhrada poplatku Českému úřadu zeměměřickému a katastrálnímu (ČÚZK) za strojový výstup z listu vlastnictví.

Pro úplnost: pravidla pro vrácení platby jsou popsána v samostatném dokumentu — reklamačním řádu.

5. Příjemci a další zpracovatelé

Vaše osobní údaje mohou být — vždy na základě řádné smlouvy o zpracování osobních údajů a v nezbytném rozsahu — předány následujícím kategoriím zpracovatelů:

• Poskytovatelé hostingu a infrastruktury v České republice a v Evropském hospodářském prostoru.
• Poskytovatelé autentizace — Google Ireland Ltd. a Apple Distribution International Ltd., pokud se rozhodnete přihlašovat přes Google nebo Apple účet.
• Stripe Payments Europe, Ltd. — zpracování plateb (viz článek 4).
• Poskytovatelé e-mailové komunikace pro transakční a notifikační e-maily.
• Google Ireland Ltd. — měření návštěvnosti webu (Google Analytics) a měření úspěšnosti reklamy (Google Ads), a to pouze s Vaším souhlasem (viz článek 9).
• Účetní, daňoví a právní poradci, dále orgány veřejné moci v rozsahu, v jakém jsme jim povinni údaje poskytnout (správce daně, soudy, policie).

6. Doba uchování

Osobní údaje uchováváme pouze po dobu nezbytně nutnou k naplnění výše uvedených účelů:

• Údaje o uživatelském účtu — po dobu trvání účtu a 30 dní po jeho smazání pro účely případné obnovy.
• Účetní a daňové doklady — 10 let od konce příslušného zdaňovacího období (zákon č. 235/2004 Sb. o DPH).
• Údaje pro splnění právních povinností — po dobu stanovenou příslušnými předpisy.
• Provozní a technické logy — zpravidla 90 dní od jejich vzniku.
• Marketingové údaje — do odvolání souhlasu, nejdéle však 5 let od posledního kontaktu.

7. Předávání mimo EU

Osobní údaje primárně zpracováváme v datacentrech v České republice a v dalších členských státech Evropské unie. K předání do třetích zemí dochází pouze prostřednictvím prověřených dodavatelů (Stripe, Google, Apple), kteří poskytují odpovídající záruky podle čl. 46 GDPR — zejména prostřednictvím standardních smluvních doložek schválených Evropskou komisí, případně rozhodnutí o odpovídající úrovni ochrany.

8. Vaše práva

V souvislosti se zpracováním osobních údajů máte tato práva:

• Právo na přístup — víte, jaké údaje o Vás zpracováváme.
• Právo na opravu — můžete nás požádat o opravu nepřesných údajů.
• Právo na výmaz („právo být zapomenut“) — pokud jejich zpracování již není potřeba a neexistuje jiný právní titul.
• Právo na omezení zpracování v zákonem stanovených případech.
• Právo na přenositelnost — získat údaje ve strukturovaném, běžně používaném strojově čitelném formátu.
• Právo vznést námitku proti zpracování založenému na oprávněném zájmu nebo pro účely přímého marketingu.
• Právo odvolat souhlas bez vlivu na zákonnost zpracování před jeho odvoláním.
• Právo podat stížnost u dozorového úřadu — kterým je v České republice Úřad pro ochranu osobních údajů, Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7.

Svá práva uplatníte e-mailem na support@ifm24.cz. Vyřízení žádosti se snažíme zajistit do 30 dnů.

9. Cookies a sledování

Web a aplikace IFM24 používají cookies a obdobné technologie pro tyto účely:

• Nezbytné cookies — udržují přihlášení, košík a bezpečnostní stav. Tyto cookies není možné odmítnout, neboť bez nich aplikace nefunguje. Na webu ifm24.cz si v úložišti prohlížeče (položka ifm24-consent) pamatujeme Vaši volbu cookies, a to po dobu 12 měsíců.
• Funkční cookies — pamatují si Vaše preference (jazyk, barevné téma).
• Analytické cookies — Google Analytics 4 (Google Ireland Ltd.) nám ukazuje, které stránky webu ifm24.cz lidé čtou a odkud přicházejí. Data zpracováváme souhrnně. Cookies _ga a _ga_*, platnost 2 roky. Používáme pouze se souhlasem.
• Marketingové cookies — Google Ads (Google Ireland Ltd.) nám umožňuje změřit, zda návštěva z reklamy vedla k registraci nebo kontaktu. Cookies _gcl_au a _gcl_aw, platnost 90 dní. Používáme pouze se souhlasem.

Bez Vašeho souhlasu se měřicí skripty Googlu na webu vůbec nenačtou. Souhlas můžete kdykoliv změnit nebo odvolat tlačítkem Nastavení cookies v patičce webu; při odvolání cookies dané kategorie smažeme. Cookies můžete také smazat nebo zablokovat v nastavení svého prohlížeče. Na souhlas se zeptáme znovu nejpozději po 12 měsících.

10. Zabezpečení dat

Veškerý přenos údajů je šifrován protokolem TLS 1.3. Data v úložištích jsou šifrována symetrickým algoritmem AES-256. Přístupy k administraci aplikace jsou auditovány, chráněny vícefaktorovou autentizací a omezeny jen na nezbytně nutné členy týmu. Pravidelně provádíme bezpečnostní zálohy, testujeme obnovu z nich a uplatňujeme průmyslové standardy bezpečného vývoje softwaru.

11. Změny zásad

Tyto zásady mohou být v čase aktualizovány — typicky při změně právních předpisů, rozsahu služeb nebo seznamu zpracovatelů. O podstatných změnách Vás informujeme e-mailem nebo upozorněním v aplikaci s předstihem nejméně 14 dnů. Aktuální verze je vždy dostupná na této stránce, datum poslední aktualizace najdete v záhlaví.

12. Kontakt

Otázky a žádosti k ochraně osobních údajů směřujte na e-mail support@ifm24.cz, případně poštou na adresu sídla společnosti Parkers s.r.o. v Praze. Odpovídáme zpravidla do 5 pracovních dnů.